Términos y Condiciones y Contrato de Servicios

NXUM

TÉRMINOS Y CONDICIONES Y CONTRATO DE SERVICIOS

Colombia — Versión 2.3 (documento único consolidado)

Prestador (quien contrata y responde): Next Human Lab S.A.S.
Servicio (nombre de la plataforma): NXUM
NIT: 902055072-9
Domicilio: Bogotá D.C., Colombia — Dirección: Av. Carrera 45 No. 114-44, Bogotá D.C.
Correo de contacto (legal, privacidad, soporte y PQRS): info@nxum.app
Teléfono (área jurídica y PQRS): +57 316 334 5920
Sitio web: https://nxum.app
Fecha de entrada en vigencia: 4 de noviembre de 2026
Versión: 2.3 — su huella SHA-256 está en el Registro de Documentos Legales de NXUM.

Resumen en lenguaje sencillo (no reemplaza el texto completo).

1. Este es el único contrato que aceptas para usar NXUM. Incluye todo: servicio, pagos, datos, IA, biometría, facturación electrónica, proveedores y conservación de información.
2. Lo que compras (plan, precio, periodicidad, renovación) se muestra en el Resumen de tu Plan antes de pagar y queda guardado.
3. Tus datos y los de tu empresa son tuyos. NXUM no los vende.
4. NXUM te escribe por WhatsApp, correo y otros canales solo sobre tu cuenta y lo que contrataste. La publicidad es opcional y la apagas cuando quieras.
5. La IA de NXUM sugiere; solo ejecuta acciones automáticas que tú autorices expresamente.
6. Nunca te pediremos datos biométricos para crear tu cuenta. Si tu empresa activa biometría para su equipo, debe obtener la autorización de cada persona y ofrecer una alternativa.
7. Puedes cancelar cuando quieras desde Mi NXUM y exportar tu información.
8. Si cambiamos algo importante de este contrato, te avisamos con anticipación y puedes salir sin penalidad.
9. Respaldamos tu información y, si algo falla, la restauramos. Ningún servicio en línea es infalible: ten un plan de contingencia para vender y facturar (por ejemplo, la contingencia DIAN).
10. Empiezas con quince (15) días de prueba gratis: hoy no pagas la mensualidad, no te pedimos tarjeta y no hay permanencia. Si cancelas antes de que termine la prueba, no pagas la primera mensualidad. Si sigues, pagas por transferencia a la cuenta de Next Human Lab S.A.S. (te mandamos la solicitud de pago 3 días antes) y tienes 3 días de gracia para el primer pago.

ESTRUCTURA DE ESTE DOCUMENTO

• PARTE I. Condiciones generales (cláusulas 1 a 24)
• PARTE II. Protección de datos personales y tratamiento por cuenta del Cliente (DPA) (cláusulas 25 a 42)
• PARTE III. Inteligencia artificial y acciones automatizadas (cláusulas 43 a 52)
• PARTE IV. Vision y datos biométricos (cláusulas 53 a 60)
• PARTE V. Fiscal OS, facturación electrónica, nómina electrónica y contabilidad (cláusulas 61 a 72)
• PARTE VI. Proveedores, subencargados y flujos internacionales (cláusulas 73 a 77)
• PARTE VII. Conservación, restricción y eliminación de información (cláusulas 78 a 84)
• PARTE VIII. Niveles de servicio, soporte, respaldo y continuidad (cláusulas 85 a 92)
• PARTE IX. Contratación, implementación y reclamaciones (cláusulas 93 a 96)
• ANEXO 1. Contenido mínimo del Resumen de tu Plan (Orden)
• ANEXO 2. Descripción del tratamiento por cuenta del Cliente
• ANEXO 3. Medidas mínimas de seguridad

Cada Parte aplica en la medida en que el Cliente utilice la funcionalidad correspondiente. Si una funcionalidad no está activa, su Parte no genera obligaciones sobre ella.

ÍNDICE DE CLÁUSULAS

PARTE I — CONDICIONES GENERALES

1. Objeto y aceptación
2. Partes y capacidad
3. Definiciones
4. Documentos que forman el contrato y prelación
5. Cuenta y seguridad de acceso
6. Los Servicios
7. Precio, prueba gratuita, pago, impuestos y cobro recurrente
8. Renovación, cancelación y permanencia
9. Cambios de precio y de estos Términos
10. Comunicaciones
11. Uso aceptable
12. Propiedad intelectual y datos
13. Confidencialidad
14. Suspensión
15. Terminación
16. Lo que NXUM garantiza
17. Lo que NXUM no garantiza
18. Responsabilidad
19. Indemnidades
20. Fuerza mayor
21. PQR y atención al Cliente
22. Ley aplicable y controversias
23. Firma y evidencia electrónica
24. Disposiciones varias

PARTE II — PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES Y TRATAMIENTO POR CUENTA DEL CLIENTE (DPA)

1. Objeto y alcance
2. Roles
3. Descripción del tratamiento
4. Instrucciones
5. Obligaciones del Cliente como Responsable
6. Obligaciones de NXUM como Encargado
7. Personal
8. Derechos de los titulares
9. Asistencia regulatoria
10. Evidencia y auditoría
11. Incidentes de seguridad
12. Datos sensibles
13. Datos de niños, niñas y adolescentes
14. Datos laborales y de candidatos
15. Exportación, devolución y supresión
16. Legal hold
17. Responsabilidad en materia de datos
18. Vigencia de esta Parte

PARTE III — INTELIGENCIA ARTIFICIAL Y ACCIONES AUTOMATIZADAS

1. Alcance
2. Niveles de autonomía
3. Acciones de alto impacto
4. Decisiones sobre personas
5. Exactitud
6. Decisión vs. ejecución
7. Proveedores de IA y datos
8. CORTEX — datos e inteligencia de red
9. NOVA
10. Revocación

PARTE IV — VISION Y DATOS BIOMÉTRICOS

1. Naturaleza
2. Nunca como condición
3. Activación
4. Autorización de cada titular
5. Uso limitado
6. Conservación y revocación
7. Seguridad reforzada
8. Incidentes

PARTE V — FISCAL OS, FACTURACIÓN ELECTRÓNICA, NÓMINA ELECTRÓNICA Y CONTABILIDAD

1. Alcance
2. Roles
3. Estados de los documentos
4. DIAN
5. Firma y certificados
6. Responsabilidad fiscal
7. Contingencia
8. Integridad del historial contable
9. Conservación de documentos fiscales y contables
10. Solicitudes de supresión
11. Integraciones fiscales
12. Incidentes fiscales

PARTE VI — PROVEEDORES, SUBENCARGADOS Y FLUJOS INTERNACIONALES

1. Autorización general
2. Registro de Subencargados
3. Cambios de subencargados
4. Flujos internacionales
5. Ubicación de los datos

PARTE VII — CONSERVACIÓN, RESTRICCIÓN Y ELIMINACIÓN DE INFORMACIÓN

1. Principio
2. Destinos posibles
3. Plazos de referencia por defecto
4. Exportación al terminar
5. Eliminación después de la ventana
6. Retención legal (legal hold)
7. Evidencia de la eliminación

PARTE VIII — NIVELES DE SERVICIO, SOPORTE, RESPALDO Y CONTINUIDAD

1. Compromiso general
2. SLA numérico
3. Severidades de soporte
4. Comunicación de incidentes
5. Créditos
6. Respaldo y recuperación de información
7. Continuidad de la operación del Cliente
8. Fallas generales de proveedores de infraestructura

PARTE IX — CONTRATACIÓN, IMPLEMENTACIÓN Y RECLAMACIONES

1. Integridad del acuerdo y ofertas comerciales
2. Implementación, migración y validación de datos
3. Cargos posteriores a la cancelación y cobros duplicados
4. Plazo para presentar reclamaciones

PARTE I — CONDICIONES GENERALES

1. Objeto y aceptación

1.1. NXUM es el nombre de la plataforma tecnológica desarrollada y operada por Next Human Lab S.A.S., sociedad colombiana identificada con el NIT 902055072-9. Estos Términos y Condiciones (los “Términos”) regulan el acceso y uso de esa plataforma, sus aplicaciones, sitios, asistentes (incluido NOVA), integraciones y demás servicios asociados (los “Servicios”).

1.2. La parte que contrata, responde y se obliga frente al Cliente es Next Human Lab S.A.S. Por comodidad de lectura, en adelante se usa “NXUM” para referirse indistintamente a la plataforma y a Next Human Lab S.A.S. como prestador. Esa abreviatura no crea una persona jurídica distinta ni limita la responsabilidad de la sociedad.

1.3. Los Términos se aceptan por medios electrónicos, mediante una manifestación inequívoca registrada por NXUM (por ejemplo, marcar una casilla no premarcada y oprimir “Crear mi cuenta”, “Pagar y activar” o “Activar mis 15 días gratis”). La misma aceptación se exige con tarjeta o con transferencia, aunque al inicio no haya ningún cargo. Dicha aceptación tiene plena validez conforme a la Ley 527 de 1999.

1.4. Antes de aceptar, el Cliente puede leer, descargar e imprimir estos Términos y la Política de Privacidad. NXUM conserva la versión, el hash y la evidencia de cada aceptación.

2. Partes y capacidad

2.1. El “Cliente” es la persona jurídica o natural identificada en el Resumen de tu Plan. Quien acepta en nombre de una empresa declara que tiene facultades suficientes para obligarla. Si no las tiene, responde personalmente frente a NXUM por los efectos de esa declaración, sin perjuicio de que la empresa ratifique posteriormente.

2.2. Los Servicios están dirigidos a empresas y personas que actúan en ejercicio de una actividad económica. Si de acuerdo con la ley el Cliente tiene la calidad de consumidor, conservará todos los derechos irrenunciables previstos en la Ley 1480 de 2011 y prevalecerán sobre cualquier estipulación contraria de estos Términos.

2.3. Los Servicios no están destinados a menores de 18 años como titulares de una cuenta.

3. Definiciones

• Next Human Lab S.A.S.: la sociedad prestadora, titular de la plataforma y parte de este contrato.
• NXUM: la plataforma y el conjunto de servicios que Next Human Lab S.A.S. ofrece bajo esa marca, incluidos sus módulos y verticales. NXUM START es el proceso de registro y activación de una Cuenta.
• Cuenta: el espacio del Cliente en NXUM (tenant), con sus entidades, sedes y usuarios.
• Usuario Autorizado: persona a quien el Cliente da acceso a su Cuenta.
• Resumen de tu Plan u Orden: el documento electrónico generado al contratar, con plan, módulos, precio, periodicidad, renovación, permanencia (si existe), documentos aplicables y su evidencia.
• Fecha de Activación Efectiva: el instante, registrado con su zona horaria, en que NXUM confirma la contratación y habilita al Cliente el acceso a Mi NXUM y a la configuración de su plan, y se lo notifica.
• Prueba: el período de quince (15) días calendario de prueba gratuita contado desde la Fecha de Activación Efectiva (cláusula 7.6).
• Fecha de Primer Vencimiento: el instante en que se completan quince (15) días calendario desde la Fecha de Activación Efectiva; ahí termina la Prueba y vence la primera mensualidad si el Cliente no canceló antes.
• Solicitud de pago: el aviso no fiscal con el valor, el vencimiento, la referencia única y las instrucciones para pagar por transferencia (cláusula 7.8).
• Datos del Cliente: información que el Cliente o sus Usuarios ingresan, conectan o generan en los Servicios, incluyendo datos personales de terceros.
• Datos de Cuenta: información de la relación entre NXUM y el Cliente (identificación, contacto, facturación, uso, seguridad, evidencia contractual).
• Funcionalidad Sensible: funcionalidad que trata datos sensibles, que realiza acciones autónomas de alto impacto o que genera documentos fiscales (Partes III, IV y V).
• Mi NXUM: centro de administración del Cliente (plan, facturación, preferencias, documentos, exportación, cancelación).

4. Documentos que forman el contrato y prelación

4.1. El contrato entre NXUM y el Cliente está formado por: (a) el Resumen de tu Plan; (b) estos Términos, incluidas todas sus Partes y Anexos; y (c) cualquier acuerdo Enterprise firmado individualmente.

4.2. La Política de Privacidad explica cómo NXUM trata datos personales cuando actúa como Responsable. No es una cláusula contractual negociable sino el cumplimiento de un deber legal; se acepta y autoriza junto con estos Términos, pero conserva su naturaleza de autorización de tratamiento de datos.

4.3. El Registro de Subencargados (cláusula 74) es una lista viva publicada en https://nxum.app/legal/subencargados; se referencia aquí para evitar modificar el contrato cada vez que cambia un proveedor, con las garantías de la cláusula 75.

4.4. En caso de contradicción prevalece, en este orden: (1) acuerdo Enterprise firmado, en lo expresamente modificado; (2) la Parte II, solo respecto de datos personales; (3) la Parte específica de la funcionalidad (III, IV, V); (4) el Resumen de tu Plan; (5) la Parte I; (6) documentación técnica o de ayuda.

4.5. Ninguna Parte especial modifica los límites de responsabilidad de la cláusula 18 salvo que lo diga expresamente.

5. Cuenta y seguridad de acceso

5.1. El Cliente debe suministrar información veraz y mantenerla actualizada.

5.2. El Cliente administra sus Usuarios Autorizados, sus roles y permisos, y responde por las actuaciones que ellos realicen dentro de los permisos asignados.

5.3. Las credenciales son personales. El Cliente debe informar sin demora indebida cualquier sospecha de acceso no autorizado. Una instrucción ejecutada desde una sesión válida y dentro de los permisos se presume del Cliente, salvo que NXUM conozca o deba razonablemente detectar el compromiso, o que el acceso indebido se deba a una falla de seguridad atribuible a NXUM.

5.4. NXUM puede exigir verificación adicional (MFA, OTP, step-up) para funciones sensibles.

6. Los Servicios

6.1. Los Servicios incluyen los módulos indicados en el Resumen de tu Plan. Las funcionalidades disponibles para cada plan se describen en la documentación vigente.

6.2. NXUM puede mejorar, actualizar o reemplazar funcionalidades. No retirará durante un período ya pagado una funcionalidad esencial del plan contratado sin ofrecer una alternativa equivalente o la terminación con reembolso proporcional del período no utilizado.

6.3. Las funcionalidades identificadas como Beta, Preview o Labs son opcionales, pueden cambiar o retirarse y no tienen compromisos de nivel de servicio.

6.4. Los Servicios son una herramienta tecnológica. Salvo contratación expresa de servicios profesionales, NXUM no presta asesoría contable, tributaria, laboral, jurídica ni financiera, ni sustituye al contador, revisor fiscal o asesor del Cliente.

7. Precio, prueba gratuita, pago, impuestos y cobro recurrente

7.1. El precio, la moneda, la periodicidad, los impuestos, los descuentos y su fecha de terminación se informan en el Resumen de tu Plan antes del pago. Cuando hay Prueba, se informan además su duración, la Fecha de Primer Vencimiento, el valor de la primera mensualidad y la modalidad de pago. Un precio de “hoy $0” durante la Prueba nunca se convierte en un cargo no informado.

7.2. Cuando el Cliente elige un pago recurrente, autoriza a NXUM y a su procesador de pagos a cobrar el valor informado en cada período. Esta autorización se registra por separado en el paso de pago, se puede revocar en Mi NXUM y su revocación detiene los cobros futuros sin afectar los ya causados. Si el plan incluye Prueba, el primer cobro con tarjeta solo podrá hacerse al llegar la Fecha de Primer Vencimiento y solo si el Cliente no canceló durante la Prueba. NXUM no conserva números completos de tarjeta ni códigos de seguridad.

7.3. NXUM emitirá factura electrónica conforme a la ley.

7.4. Salvo lo previsto en la cláusula 7.9 para el primer vencimiento después de la Prueba, si un pago falla o no se recibe a tiempo, NXUM avisará al Cliente y podrá reintentar el cobro. Si el pago no se regulariza dentro de quince (15) días calendario siguientes al aviso, NXUM podrá suspender el Servicio conforme a la cláusula 14, sin borrar la información.

7.5. Las gestiones de cobro respetarán los canales, horarios y periodicidad de la Ley 2300 de 2023 cuando resulte aplicable.

7.6. Prueba gratuita de quince (15) días. NXUM concede al Cliente quince (15) días calendario de prueba gratuita del plan contratado, contados desde la Fecha de Activación Efectiva. Durante la Prueba no se causa ni se cobra la mensualidad del plan, no se exige tarjeta y el Cliente puede configurar y usar las funcionalidades habilitadas e incluidas en su plan, con los límites informados. NXUM registra la Fecha de Activación Efectiva y notifica al Cliente la fecha y hora de inicio y de fin de la Prueba. Si durante la Prueba un bloqueo imputable a NXUM impide usar las funciones esenciales del plan, el Cliente puede pedir que la Prueba se extienda por un tiempo equivalente al del bloqueo, y NXUM lo concederá cuando se compruebe. La Prueba no habilita por sí sola operaciones reguladas: la emisión de documentos fiscales reales de una sede exige sus propias verificaciones y permisos (Parte V).

7.6.1. Si el Cliente cancela antes de la Fecha de Primer Vencimiento, no se causa ni se cobra la primera mensualidad, sin penalidad ni permanencia. La cancelación se hace desde Mi NXUM y su recepción se confirma con fecha y hora (cláusula 8.2).

7.6.2. NXUM puede limitar el beneficio a una Prueba por empresa identificada y por sistema o vertical, verificando la identidad y la duplicidad de la empresa con medidas razonables. Esa verificación no se usará para negar derechos ya ofrecidos ni para cambiar retroactivamente una Prueba ya activada.

7.6.3. Los servicios de terceros y los consumos extraordinarios solo pueden generar cobros durante la Prueba si su precio y condiciones se informaron antes y el Cliente los autorizó de forma inequívoca. Nunca por casillas premarcadas ni por silencio.

7.7. Pago por transferencia. El Cliente puede contratar y pagar sin tarjeta, por transferencia bancaria a una cuenta oficial y verificada a nombre de Next Human Lab S.A.S. Con la factura, NXUM entrega la certificación bancaria de esa cuenta y el RUT de la sociedad. El Cliente debe indicar en la transferencia la referencia única de la Solicitud de pago. Un comprobante enviado por el Cliente no equivale por sí solo a dinero recibido: el pago se tiene por acreditado cuando se confirma en la conciliación bancaria. Una transferencia efectivamente recibida y pendiente de conciliación, o un comprobante en revisión, no da lugar a suspensión automática sin verificación.

7.8. Solicitud de pago. NXUM enviará al correo registrado, aproximadamente setenta y dos (72) horas antes de cada vencimiento, una Solicitud de pago con el valor, los impuestos aplicables, la fecha de vencimiento, la referencia única y las instrucciones oficiales. La Solicitud de pago, una proforma, un recordatorio o un estado de cuenta no son por sí solos factura electrónica. La factura electrónica se expide conforme a la ley y a la cláusula 7.3, según la realización de la operación y las normas tributarias, con independencia de cuándo se pague.

7.9. Primer vencimiento después de la Prueba y tres (3) días de gracia. El Día 0 es la Fecha de Activación Efectiva. Al completarse quince (15) días calendario (Día 15) termina la Prueba y vence la primera mensualidad, si no hubo cancelación antes. Los días calendario 16, 17 y 18 son un plazo de gracia para pagar o acreditar el pago, con el servicio activo. Desde el Día 19, NXUM podrá suspender de forma proporcionada el Servicio por falta de pago, conforme a la cláusula 14, únicamente si: (i) existe una suma válida, vencida y exigible; (ii) no consta cancelación ni pago oportuno; (iii) se envió y documentó el aviso de vencimiento y un aviso de suspensión con al menos veinticuatro (24) horas de antelación por un canal habilitado; (iv) se verificó la conciliación bancaria y, si aplica, el estado de la pasarela; y (v) no existe obligación legal, reclamación fundamentada o circunstancia imputable a NXUM que exija aplazar la medida. Si alguno de estos requisitos no se cumple, la suspensión se pospone. El plazo de gracia no es una segunda prueba gratuita ni extingue la mensualidad causada. Los Días son días calendario en la zona horaria informada al Cliente: la suspensión nunca ocurre antes de que transcurran setenta y dos (72) horas completas desde el vencimiento ni antes del comienzo del Día 19, aplicando el momento posterior. Mi NXUM muestra las fechas y horas exactas. Para las mensualidades siguientes rige la cláusula 7.4.

7.9.1. La suspensión no borra información ni impide acceder a los documentos legales, las facturas, el estado de la deuda, la exportación de datos (cláusula 81) ni los canales de atención. Al confirmarse el pago, NXUM reactiva el Servicio sin exigir una nueva contratación.

8. Renovación, cancelación y permanencia

8.1. Renovación. Si el Resumen de tu Plan indica renovación automática, el plan se renueva por un período igual. Para planes anuales o superiores a tres meses, NXUM enviará un aviso de renovación al menos quince (15) días calendario antes, indicando fecha y valor.

8.2. Cancelación. El Cliente puede cancelar en cualquier momento desde Mi NXUM, con un proceso que no será más difícil que el de contratación. La cancelación detiene la renovación; el Servicio continúa hasta el fin del período pagado. Durante la Prueba, la cancelación recibida antes de la Fecha de Primer Vencimiento evita el cobro de la primera mensualidad (cláusula 7.6.1). Salvo lo previsto en estos Términos o en la ley, los períodos ya iniciados no son reembolsables.

8.3. Permanencia mínima. Solo existe si está expresamente indicada en el Resumen de tu Plan, junto con el beneficio que la justifica y el tratamiento de la terminación anticipada. Sin esa indicación, no hay permanencia.

8.4. Retracto. Si el Cliente tiene la calidad de consumidor y la ley le otorga derecho de retracto, podrá ejercerlo en los términos del artículo 47 de la Ley 1480 de 2011.

9. Cambios de precio y de estos Términos

9.1. Los cambios de precio aplican desde la siguiente renovación, con aviso de al menos treinta (30) días calendario. Nunca durante un período ya pagado.

9.2. NXUM podrá actualizar estos Términos. Los cambios materiales que afecten negativamente al Cliente se informarán con al menos treinta (30) días calendario de anticipación por correo y en Mi NXUM. Si el Cliente no está de acuerdo, puede terminar el contrato antes de la entrada en vigencia, sin penalidad y con reembolso proporcional de lo pagado por anticipado y no utilizado.

9.3. Los cambios exigidos por la ley o por razones urgentes de seguridad pueden aplicar en un plazo menor, informando la razón.

9.4. Cada versión queda publicada con su fecha y hash. NXUM nunca modifica una versión ya publicada; crea una nueva.

10. Comunicaciones

10.1. Comunicaciones de servicio. El Cliente y sus Usuarios autorizan a NXUM a contactarlos por WhatsApp, correo electrónico, SMS, notificaciones dentro de NXUM, notificaciones push y, cuando sea necesario, llamadas, para asuntos directamente relacionados con la Cuenta y los Servicios contratados: bienvenida, onboarding, configuración, soporte, seguridad, facturación, alertas operativas, procesos incompletos, cambios del servicio y funcionalidades ya incluidas en el plan. NXUM puede realizarlas por medio de NOVA u otros agentes humanos o automatizados.

10.2. Comunicaciones comerciales. Promociones, descuentos, productos o módulos no contratados, upselling y cross-selling requieren un permiso separado y opcional, que el Cliente puede otorgar o retirar en cualquier momento. Negarse no afecta el uso de NXUM. Se enviarán solo en los horarios y con la periodicidad permitidos por la Ley 2300 de 2023.

10.3. Revocación. El Cliente puede dejar de recibir mensajes iniciados por NXUM en cada canal desde Mi NXUM o escribiendo expresiones como “STOP”, “NO ME ESCRIBAN” o equivalentes. La revocación no cancela la Cuenta ni impide responder conversaciones que el Cliente inicie.

10.4. Notificaciones formales. Los avisos contractuales materiales (cambios de Términos, terminación, incumplimientos) se enviarán al correo registrado y a Mi NXUM. WhatsApp puede complementarlos, pero no los sustituye.

11. Uso aceptable

El Cliente no utilizará los Servicios para: (a) actividades ilícitas o fraudulentas; (b) tratar datos personales sin la autorización o base legal requerida; (c) enviar spam o comunicaciones que violen la Ley 2300 de 2023 o normas de protección al consumidor; (d) vulnerar, probar o eludir la seguridad sin autorización escrita; (e) acceder a datos de otros clientes; (f) realizar ingeniería inversa salvo en lo permitido por la ley; (g) revender los Servicios sin acuerdo; (h) cargar código malicioso; (i) usar la IA para generar contenido ilícito, discriminatorio o engañoso.

12. Propiedad intelectual y datos

12.1. Datos del Cliente. Son y siguen siendo del Cliente. NXUM no adquiere propiedad sobre ellos por la prestación del Servicio. NXUM solo los usa para prestar, asegurar, soportar y mejorar los Servicios contratados por el Cliente, conforme a la Parte II. NXUM no vende Datos del Cliente.

12.2. Plataforma. El software, modelos, prompts de sistema, diseño, marcas, documentación y mejoras generales son de NXUM o de sus licenciantes. El Cliente recibe una licencia no exclusiva, intransferible y revocable por terminación, para usarlos durante la vigencia y según su plan.

12.3. Resultados (outputs). Los reportes, documentos y resultados generados para el Cliente pueden ser usados libremente por este para sus fines, sujeto a derechos de terceros y a la ley.

12.4. Datos de uso agregados. NXUM puede generar estadísticas técnicas y de rendimiento a partir del uso de los Servicios, siempre que estén anonimizadas de forma irreversible y no identifiquen al Cliente, a sus Usuarios ni a personas naturales. La participación en CORTEX Network Intelligence se rige por la cláusula 50 y nunca se presume.

12.5. Sugerencias. NXUM puede usar libremente las sugerencias que el Cliente le entregue, sin obligación de pago y sin usar información confidencial del Cliente.

13. Confidencialidad

13.1. Cada parte protegerá la información confidencial de la otra con al menos el cuidado razonable con el que protege la propia, la usará solo para este contrato y la compartirá solo con quienes necesiten conocerla y estén obligados a reserva.

13.2. No es confidencial la información pública sin culpa de la parte receptora, la ya conocida legítimamente, la desarrollada de forma independiente o la recibida de un tercero autorizado. Si una autoridad exige revelarla, la parte receptora avisará previamente cuando sea legalmente posible.

13.3. Esta obligación dura mientras exista el contrato y cinco (5) años más; para secretos empresariales y datos personales, mientras conserven esa calidad.

14. Suspensión

14.1. NXUM puede suspender total o parcialmente el acceso cuando: (a) exista riesgo de seguridad actual o inminente; (b) haya uso que viole la cláusula 11 o la ley; (c) lo ordene una autoridad; o (d) persista la falta de pago conforme a las cláusulas 7.4 y 7.9.

14.2. La suspensión será proporcional, limitada al riesgo, avisada antes cuando sea posible (o inmediatamente después si no lo es) y se levantará al resolverse la causa. La suspensión no borra información ni interrumpe el acceso a la exportación, salvo que el riesgo de seguridad lo impida temporalmente.

15. Terminación

15.1. El Cliente puede terminar en cualquier momento conforme a la cláusula 8.

15.2. Cualquiera de las partes puede terminar si la otra incumple de forma grave y no corrige dentro de treinta (30) días calendario siguientes al aviso escrito.

15.3. Al terminar: (a) se aplica la ventana de exportación de la cláusula 81; (b) se pagan los valores causados; (c) NXUM devuelve, elimina o restringe la información conforme a la Parte VII; (d) sobreviven las cláusulas que por su naturaleza deban sobrevivir (confidencialidad, responsabilidad, datos, conservación, ley aplicable).

16. Lo que NXUM garantiza

16.1. NXUM garantiza que: (a) prestará los Servicios con diligencia profesional y conforme a su documentación; (b) mantendrá las medidas de seguridad del Anexo 3; (c) no reducirá materialmente la seguridad ni las funcionalidades esenciales durante un período pagado; (d) cumplirá la ley aplicable a su actividad.

16.2. Si un Servicio no funciona conforme a su documentación, el Cliente debe reportarlo y NXUM hará esfuerzos razonables para corregirlo. Si no lo corrige en un plazo razonable, el Cliente puede terminar el módulo afectado con reembolso proporcional del período no utilizado.

17. Lo que NXUM no garantiza

17.1. NXUM no garantiza resultados empresariales, ventas, ahorros ni que una recomendación de IA sea correcta en todos los casos.

17.2. NXUM no responde por fallas de internet, energía o equipos del Cliente, por datos o configuraciones incorrectas suministradas por el Cliente, ni por servicios de terceros que el Cliente contrate o conecte directamente, salvo en la medida en que la falla sea atribuible a NXUM.

17.3. Nada en esta cláusula excluye garantías que la ley declare irrenunciables.

18. Responsabilidad

18.1. Responsabilidad general. Cada parte responde por los daños directos y previsibles que cause por su incumplimiento. Ninguna parte responde frente a la otra por lucro cesante, pérdida de oportunidad, daño reputacional o daños indirectos, salvo en los casos de la cláusula 18.3.

18.2. Límite. Salvo lo previsto en la cláusula 18.3, la responsabilidad total de cada parte por todas las reclamaciones derivadas de este contrato no excederá el menor de los siguientes dos valores:

(a) el valor efectivamente pagado por el Cliente a NXUM en los doce (12) meses anteriores al hecho que origina la reclamación; o

(b) diez (10) salarios mínimos mensuales legales vigentes (SMMLV) a la fecha de ese hecho.

Este límite es único y acumulado para toda la relación: no se reinicia por el paso del tiempo, por la renovación del contrato, ni por la existencia de varias reclamaciones, varios hechos o varios módulos afectados. El mismo límite aplica a las reclamaciones relacionadas con la Parte II. Un acuerdo Enterprise firmado puede fijar un límite distinto para ese Cliente.

18.3. Lo que no se limita. Los límites y exclusiones anteriores no aplican a: (a) dolo o culpa grave; (b) daños a la vida o integridad de las personas; (c) obligaciones de pago del Cliente; (d) infracción de derechos de propiedad intelectual de la otra parte; (e) las indemnidades de la cláusula 19; (f) cualquier responsabilidad que la ley no permita limitar.

18.4. Mitigación. Cada parte tomará medidas razonables para mitigar los daños.

19. Indemnidades

19.1. De NXUM. NXUM defenderá y mantendrá indemne al Cliente frente a reclamaciones de terceros que aleguen que la plataforma NXUM, usada conforme a estos Términos, infringe derechos de propiedad intelectual. NXUM podrá modificar el Servicio para que no infrinja, obtener la licencia o, si nada de lo anterior es razonable, terminar el módulo con reembolso proporcional.

19.2. Del Cliente. El Cliente defenderá y mantendrá indemne a NXUM frente a reclamaciones de terceros derivadas de: (a) Datos del Cliente tratados sin la autorización o base legal que correspondía obtener al Cliente; (b) uso de los Servicios contrario a la cláusula 11; (c) decisiones laborales, comerciales o fiscales tomadas por el Cliente.

19.3. Procedimiento. La parte indemnizada avisará pronto a la otra, le permitirá controlar la defensa y colaborará razonablemente. Ningún acuerdo que implique admisión de culpa de la parte indemnizada podrá celebrarse sin su consentimiento.

20. Fuerza mayor

Ninguna parte responde por incumplimientos causados por hechos imprevisibles e irresistibles fuera de su control razonable. Una dependencia tecnológica previsible no es por sí sola fuerza mayor; NXUM mantendrá medidas razonables de continuidad y mitigación. Si la fuerza mayor dura más de treinta (30) días, cualquiera de las partes puede terminar el módulo afectado con reembolso proporcional.

21. PQR y atención al Cliente

21.1. El Cliente puede presentar peticiones, quejas o reclamos en info@nxum.app, en Mi NXUM o por los canales publicados. NXUM los atenderá dentro de los plazos legales aplicables y, en su defecto, dentro de quince (15) días hábiles.

21.2. Las solicitudes sobre datos personales siguen el procedimiento de la Política de Privacidad.

22. Ley aplicable y controversias

22.1. Este contrato se rige por la ley colombiana.

22.2. Antes de acudir a un juez, las partes intentarán resolver cualquier diferencia mediante negociación directa durante treinta (30) días calendario contados desde el aviso escrito.

22.3. Si no hay acuerdo, la controversia se someterá a los jueces competentes de Bogotá D.C., salvo que el Cliente tenga la calidad de consumidor, en cuyo caso conservará la posibilidad de acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio o a los jueces de su domicilio conforme a la ley.

23. Firma y evidencia electrónica

23.1. La aceptación electrónica, los registros de la plataforma, los hashes y los Evidence ID constituyen mensajes de datos con el valor probatorio previsto en la Ley 527 de 1999.

23.2. NXUM conserva para cada aceptación: documento, versión, hash, usuario, empresa, fecha, hora, zona horaria, sesión, canal y estado de cada permiso. El Cliente puede solicitar copia de su evidencia en cualquier momento.

24. Disposiciones varias

24.1. Cesión. Ninguna parte puede ceder el contrato sin consentimiento de la otra, salvo a una sociedad de su mismo grupo o en una fusión, escisión o venta de negocio, avisando a la otra parte, que podrá terminar sin penalidad si el cesionario es competidor directo o presenta un riesgo razonable.

24.2. Independencia. Las partes son contratistas independientes.

24.3. Nulidad parcial. Si una cláusula es inválida, el resto conserva su validez y la cláusula se interpretará en el sentido más cercano válido a su intención.

24.4. No renuncia. No ejercer un derecho no implica renunciar a él.

24.5. Idioma. La versión en español prevalece.

PARTE II — PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES Y TRATAMIENTO POR CUENTA DEL CLIENTE (DPA)

25. Objeto y alcance

Esta Parte constituye el contrato de transmisión de datos personales entre el Cliente (Responsable) y NXUM (Encargado) en los términos del Decreto 1074 de 2015, y regula el tratamiento que NXUM realiza por cuenta del Cliente. Prevalece en materia de datos personales.

26. Roles

26.1. Respecto de los Datos del Cliente que corresponden a personas naturales (trabajadores, candidatos, clientes, huéspedes, proveedores, contactos y demás titulares), el Cliente es el Responsable y NXUM es el Encargado.

26.2. Respecto de los Datos de Cuenta, NXUM actúa como Responsable independiente conforme a su Política de Privacidad (cuenta, facturación, seguridad, evidencia, soporte, cumplimiento y defensa de derechos).

26.3. Esta Parte no convierte a NXUM en responsable de las decisiones laborales, comerciales o fiscales del Cliente.

26.4. Memoria de preferencias del Universo NXUM. El Cliente acepta (i) que NXUM trate como Encargado los datos de su operación y su CRM local según sus instrucciones, y (ii) que, respecto de los titulares que hayan otorgado la autorización de personalización transversal, NXUM pueda incorporar las señales pertinentes de esa operación a la memoria de preferencias del Universo NXUM, como Responsable de esta última finalidad, conforme a la Política Integral de Tratamiento y Protección de Datos Personales vigente. Sin dicha autorización del titular, los datos del Cliente no se incorporarán a la memoria transversal. Esta finalidad es distinta de CORTEX Network Intelligence, que sigue rigiéndose por la cláusula 50.

27. Descripción del tratamiento

La descripción de titulares, categorías de datos, operaciones y finalidades se encuentra en el Anexo 2 y se concreta según los módulos activos en el Resumen de tu Plan.

28. Instrucciones

28.1. NXUM tratará los datos solo: (a) para prestar los Servicios; (b) según las instrucciones documentadas del Cliente (estos Términos, el Resumen de tu Plan, la configuración del producto, autorizaciones registradas, tickets y comunicaciones verificables); (c) para seguridad y continuidad del Servicio; (d) cuando lo exija la ley o una autoridad, avisando al Cliente cuando sea legalmente posible.

28.2. NXUM puede abstenerse de ejecutar una instrucción que considere razonablemente ilícita, insegura o fuera del alcance contratado, informando al Cliente.

29. Obligaciones del Cliente como Responsable

El Cliente se obliga a: (a) contar con la autorización previa, expresa e informada de los titulares, o con otra base legal, para los datos que ingrese o conecte; (b) tener y publicar su propia política de tratamiento y avisos de privacidad; (c) cumplir reglas especiales de datos sensibles, biométricos, de salud, de menores, laborales y de consumidores; (d) atender de fondo las consultas y reclamos de sus titulares; (e) registrar sus bases de datos en el RNBD cuando esté obligado; (f) administrar permisos y Usuarios Autorizados; (g) no cargar datos que el producto no esté diseñado para tratar. NXUM puede pedir evidencia razonable de autorizaciones cuando active una Funcionalidad Sensible.

30. Obligaciones de NXUM como Encargado

NXUM se obliga a: (a) tratar los datos dentro del alcance autorizado; (b) guardar confidencialidad y exigirla a su personal; (c) aplicar las medidas de seguridad del Anexo 3; (d) mantener aislamiento entre clientes (tenants); (e) asistir al Cliente en la atención de derechos de titulares; (f) gestionar subencargados conforme a la Parte VI; (g) notificar incidentes conforme a la cláusula 35; (h) aplicar las reglas de conservación y eliminación de la Parte VII; (i) no vender ni compartir Datos del Cliente con fines propios; (j) no usar datos personales identificables del Cliente para entrenar modelos generales destinados a terceros.

31. Personal

El acceso de personal de NXUM a Datos del Cliente será limitado a quien lo necesite, quedará registrado cuando sea material, se revocará cuando desaparezca su finalidad, y estará sujeto a deberes de confidencialidad. Cualquier acceso de soporte a la Cuenta del Cliente (impersonación) quedará registrado con motivo, ticket, inicio y fin, y será visible para el Cliente.

32. Derechos de los titulares

Si NXUM recibe directamente una solicitud de un titular sobre datos tratados por cuenta del Cliente, la registrará, la trasladará al Cliente dentro de cinco (5) días hábiles y le dará asistencia técnica. La respuesta de fondo corresponde al Cliente. NXUM soportará el estado “reclamo en trámite” cuando el Cliente lo instruya.

33. Asistencia regulatoria

NXUM asistirá razonablemente al Cliente en consultas y reclamos, incidentes, evaluaciones de impacto, requerimientos de la SIC, información sobre subencargados, exportación y supresión. Las solicitudes que excedan el soporte ordinario pueden requerir una tarifa acordada previamente.

34. Evidencia y auditoría

El Cliente puede solicitar evidencia razonable del cumplimiento de esta Parte. NXUM puede responder con políticas, reportes, certificaciones, cuestionarios de seguridad o auditorías remotas. Una auditoría presencial procede solo si la evidencia anterior es insuficiente para una necesidad material, con aviso previo de treinta (30) días, confidencialidad y sin comprometer la seguridad de otros clientes.

35. Incidentes de seguridad

35.1. Cuando NXUM tenga conocimiento razonablemente sustentado de un incidente que afecte Datos del Cliente, lo notificará al Cliente sin demora indebida y, en todo caso, dentro de las setenta y dos (72) horas siguientes a confirmarlo, con la información disponible (naturaleza, sistemas, categorías de datos y titulares, alcance, medidas tomadas y recomendaciones), completándola por etapas.

35.2. NXUM colaborará para que el Cliente cumpla su deber de reportar el incidente a la SIC dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a su detección, conforme a las instrucciones de la autoridad.

35.3. La notificación no implica admisión de responsabilidad.

36. Datos sensibles

El Cliente no activará tratamientos de datos sensibles sin cumplir los requisitos legales (autorización explícita, información de que es facultativo y finalidad específica). NXUM puede bloquear una Funcionalidad Sensible hasta que la configuración legal esté completa. Las reglas de biometría están en la Parte IV.

37. Datos de niños, niñas y adolescentes

El Cliente solo ingresará datos de menores cuando sea necesario, respetando su interés superior y con la autorización de su representante cuando se requiera. Los flujos que identifiquen menores pueden activar controles adicionales. No se habilitará biometría de menores como flujo ordinario.

38. Datos laborales y de candidatos

38.1. El Cliente, como empleador, decide sobre la contratación, evaluación, sanción y terminación de sus trabajadores. NXUM solo provee la herramienta.

38.2. Las verificaciones de antecedentes, pruebas psicotécnicas y datos de salud ocupacional solo se tratarán cuando el Cliente cuente con la base legal y la autorización correspondiente, y se conservarán por los plazos de la Parte VII.

39. Exportación, devolución y supresión

Al terminar el Servicio, se aplica la Parte VII. Los backups expiran según su ciclo técnico y no se usan para tratamiento activo después de la disposición.

40. Legal hold

Una retención por litigio, investigación o requerimiento documentado puede suspender temporalmente la eliminación de los datos estrictamente necesarios. No reinicia los plazos y, al levantarse, se recalcula de inmediato la disposición.

41. Responsabilidad en materia de datos

Cada parte responde por el incumplimiento de sus propias obligaciones de esta Parte, con el límite de la cláusula 18.2 y las excepciones de la cláusula 18.3.

42. Vigencia de esta Parte

Esta Parte rige mientras NXUM trate datos por cuenta del Cliente y sobrevive mientras conserve alguno de ellos.

PARTE III — INTELIGENCIA ARTIFICIAL Y ACCIONES AUTOMATIZADAS

43. Alcance

Aplica a CORTEX, ORBIT, NOVA, funciones de IA en People, Talent, MIIO, CRM y cualquier sistema que NXUM identifique en su registro interno de sistemas de IA. NXUM aplica criterios de idoneidad, necesidad, razonabilidad, proporcionalidad y privacidad desde el diseño, en línea con la Circular Externa 002 de 2024 de la SIC.

44. Niveles de autonomía

• Nivel 1 — Sugerencia: la IA recomienda; no ejecuta nada.
• Nivel 2 — Requiere aprobación: la IA prepara una acción y una persona autorizada del Cliente la aprueba antes de ejecutarse.
• Nivel 3 — Autónoma autorizada: la IA ejecuta solo las acciones que el Cliente autorizó expresamente, dentro de los límites registrados (módulo, sedes, montos, frecuencia, horario, vigencia).

Por defecto, toda funcionalidad opera en Nivel 1 o 2. El Nivel 3 solo existe si el Cliente lo activa expresamente en Mi NXUM. Sin autorización registrada, no hay ejecución.

45. Acciones de alto impacto

Pagos, reembolsos, compras, cambios de precio, movimientos de dinero, cambios fiscales, acciones laborales, cambios masivos, exportaciones de datos y cambios de permisos privilegiados pueden requerir aprobación adicional o verificación reforzada.

46. Decisiones sobre personas

La IA puede apoyar búsqueda, clasificación, sugerencias e indicadores, pero no será la única causa automática de un despido, una sanción, el rechazo definitivo de un candidato, un diagnóstico o cualquier decisión con efectos significativos sobre una persona. El Cliente conserva la decisión final y la revisión humana.

47. Exactitud

La IA puede producir resultados inexactos. El Cliente debe verificar la información relevante antes de tomar decisiones materiales. NXUM responde por defectos de su plataforma; no por el resultado empresarial de una decisión válidamente tomada por el Cliente.

48. Decisión vs. ejecución

Si NXUM ejecuta fuera del alcance autorizado, duplica una acción, cambia parámetros, ignora límites o actúa sin autorización, se tratará como un defecto atribuible a NXUM.

49. Proveedores de IA y datos

NXUM puede usar proveedores externos de IA como subencargados (Parte VI). En ese caso limitará los datos enviados, aplicará minimización, procurará condiciones contractuales que impidan el entrenamiento de modelos generales con Datos del Cliente identificables, y no enviará automáticamente a modelos generales externos biometría, historia clínica, diagnósticos, salud mental, pruebas psicotécnicas detalladas, documentos completos de identidad ni información disciplinaria sensible.

50. CORTEX — datos e inteligencia de red

50.1. Propiedad de los datos. Los Datos del Cliente continúan siendo del Cliente. NXUM no adquiere propiedad sobre ellos por la prestación del Servicio ni por su utilización en CORTEX.

50.2. CORTEX Private. NXUM utiliza los Datos del Cliente para operar, mantener y mejorar CORTEX en beneficio de ese mismo Cliente, generando análisis, recomendaciones, indicadores y automatizaciones destinados a él, dentro del alcance contratado.

50.3. CORTEX Network Intelligence. Está desactivado por defecto y solo se activa si el Cliente lo autoriza de forma separada y expresa en Mi NXUM. Cuando está activo, NXUM genera inteligencia de red exclusivamente a partir de información agregada y anonimizada de forma irreversible.

50.4. Límites que aplican siempre, esté activado o no:

(a) NXUM no revela a un cliente datos en bruto, información personal identificable ni Información Confidencial de otro cliente, incluidas recetas, márgenes, costos, proveedores y clientes;

(b) CORTEX no permite acceso cruzado entre clientes ni la consulta directa de información perteneciente a otro tenant;

(c) los datos personales que NXUM trata como Encargado solo participan en la inteligencia de red si están anonimizados de forma irreversible, y la seudonimización no se considera anonimización;

(d) los datos biométricos nunca participan, conforme a la cláusula 57.

50.5. Desactivación. El Cliente puede desactivar CORTEX Network Intelligence en cualquier momento. La desactivación opera hacia el futuro y no obliga a NXUM a reconstruir estadísticas o modelos agregados ya generados de forma anónima, que por su naturaleza no permiten identificar al Cliente.

51. NOVA

NOVA puede ayudar con onboarding, soporte, configuración y comunicaciones de servicio. Solo envía comunicaciones comerciales si existe el permiso de la cláusula 10.2. NOVA no puede modificar por sí sola los permisos de comunicación ni las autorizaciones del Cliente.

52. Revocación

El Cliente puede revocar autorizaciones de Nivel 3 en cualquier momento. La revocación es hacia el futuro y no invalida acciones válidamente ejecutadas antes.

PARTE IV — VISION Y DATOS BIOMÉTRICOS

53. Naturaleza

Los datos biométricos que permiten identificar de manera única a una persona (por ejemplo, plantillas faciales o de huella) son datos sensibles. Una plantilla matemática sigue siendo dato biométrico aunque no se conserve la fotografía.

54. Nunca como condición

54.1. NXUM nunca pedirá datos biométricos para crear una cuenta, acceder a NXUM o contratar.

54.2. El Cliente no condicionará el empleo, el acceso, la prestación de un servicio ni ningún derecho de una persona a que entregue datos biométricos, y ofrecerá siempre una alternativa no biométrica real y funcional (por ejemplo, PIN, código QR, registro manual supervisado). NXUM diseña sus productos para que esa alternativa esté disponible.

55. Activación

Vision o cualquier funcionalidad biométrica solo se activa cuando se cumplen todos estos requisitos:

BIOMETRIA_ACTIVA
REQUIERE
  activación expresa del Cliente en Mi NXUM
  Y finalidad definida (autenticación, control de acceso, asistencia u otra específica)
  Y plazo de conservación definido
  Y alternativa no biométrica habilitada
  Y declaración del Cliente de contar con autorizaciones válidas
  Y controles de seguridad en PASS

56. Autorización de cada titular

56.1. El Cliente, como Responsable, debe obtener de cada persona una autorización previa, expresa, informada, específica, verificable y separada de cualquier otra autorización, informándole que: el dato es sensible; la finalidad; que no está obligada a entregarlo; la alternativa disponible; sus derechos; el Responsable; el canal de contacto y el plazo de conservación.

56.2. NXUM pone a disposición del Cliente un flujo de autorización dentro del producto que cumple estos requisitos y conserva la evidencia. El uso de ese flujo no traslada a NXUM la calidad de Responsable.

57. Uso limitado

Los datos biométricos no se usarán para marketing, Network Intelligence, entrenamiento de modelos generales, inferencias no informadas ni fines disciplinarios no autorizados.

58. Conservación y revocación

58.1. La plantilla se elimina cuando vence la autorización, desaparece la finalidad, el titular revoca o termina la relación, salvo deber legal de conservación, en cuyo caso se restringe al uso permitido.

58.2. Las fotografías tomadas para validación manual de asistencia se conservan por un máximo de setenta y dos (72) horas, salvo controversia documentada o legal hold.

58.3. Al revocar, se desactiva el reconocimiento, se activa la alternativa, se elimina o restringe la plantilla y se conserva solo la evidencia de la revocación.

59. Seguridad reforzada

Acceso restringido, aislamiento entre clientes, cifrado, registros de acceso, conservación limitada, eliminación verificable y revisión reforzada de cualquier proveedor que procese plantillas.

60. Incidentes

Cualquier fuga, extracción, uso fuera de finalidad o proveedor no autorizado relacionado con datos biométricos se clasifica como incidente de máxima prioridad.

PARTE V — FISCAL OS, FACTURACIÓN ELECTRÓNICA, NÓMINA ELECTRÓNICA Y CONTABILIDAD

61. Alcance

Aplica cuando el Cliente usa Fiscal OS, Accounting, Finance, nómina electrónica o cualquier módulo que genere documentos fiscales o registros contables.

62. Roles

62.1. El Cliente es responsable de su información tributaria: NIT, responsabilidades fiscales, resoluciones y rangos de numeración, tarifas e impuestos, datos de adquirentes, productos, documentos fuente, certificados y configuraciones que apruebe.

62.2. NXUM es responsable de ejecutar técnicamente la generación, firma, transmisión y seguimiento conforme a la configuración válida del Cliente.

63. Estados de los documentos

Fiscal OS distingue, como mínimo: borrador, generado, firmado, en cola, transmitido, aceptado, rechazado y contingencia. Generado no es transmitido, y transmitido no es aceptado. NXUM nunca mostrará un documento como aceptado sin respuesta de la DIAN o del proveedor autorizado.

64. DIAN

La DIAN recibe la información en ejercicio de sus funciones legales y no es subencargado de NXUM.

65. Firma y certificados

Las claves privadas, certificados y contraseñas de firma se guardan cifrados, fuera del código, sin aparecer en registros, con acceso mínimo y auditado. NXUM solo firma documentos conforme a las instrucciones del Cliente.

66. Responsabilidad fiscal

66.1. El Cliente responde por las consecuencias de datos, tarifas, configuraciones o instrucciones incorrectas, de credenciales vencidas y de hechos tributarios no informados.

66.2. NXUM responde, conforme a la cláusula 18, por defectos atribuibles a su tecnología, como duplicaciones causadas por la plataforma, transformaciones incorrectas por el código, transmisiones distintas a las instruidas, estados de aceptación falsos o firma no autorizada.

66.3. NXUM no garantiza que la DIAN acepte un documento por el solo hecho de haberlo generado o transmitido.

67. Contingencia

Si la DIAN o un proveedor no está disponible, el documento permanece en contingencia o en cola, nunca como aceptado. Al restablecerse, NXUM reintentará sin duplicar, conciliará estados e informará excepciones.

68. Integridad del historial contable

68.1. Los asientos contabilizados no se borran ni se modifican silenciosamente. Toda corrección se hace con un nuevo registro (reverso o corrección) que conserva el original.

68.2. NXUM conserva para cada registro su documento soporte, módulo de origen, usuario, regla aplicada vigente en ese momento y trazabilidad, y distingue el tercero técnico de la contraparte económica real.

68.3. Los cambios de reglas, fórmulas de nómina, recetas o parámetros no alteran los registros históricos.

69. Conservación de documentos fiscales y contables

69.1. El deber legal de conservar libros, comprobantes y soportes es del Cliente. Como referencia, la ley tributaria (artículo 632 del Estatuto Tributario) exige conservar ciertas pruebas al menos cinco (5) años, y la ley comercial exige conservar libros y papeles del comerciante al menos diez (10) años.

69.2. Mientras la suscripción esté activa, NXUM conservará los documentos fiscales y registros contables del Cliente.

69.3. Al terminar la suscripción, NXUM:

(a) pondrá a disposición del Cliente, sin costo, el Paquete Completo de Exportación (documentos XML, representaciones gráficas, respuestas DIAN, asientos, auxiliares, soportes y bitácora, con sumas de verificación) durante la ventana de la cláusula 81;

(b) avisará al Cliente al menos dos (2) veces antes de cualquier eliminación, por el correo registrado y en Mi NXUM, indicando la fecha a partir de la cual la información ya no estará disponible; y

(c) ofrecerá al Cliente un servicio opcional de Archivo Solo Lectura, mediante el cual NXUM continúa custodiando sus documentos fiscales y registros contables.

69.4. Archivo Solo Lectura. Este servicio se rige por las siguientes reglas:

(a) se contrata por separado; su precio y su duración constan en la Orden o en la lista de precios vigente al momento de contratarlo, y no se cobra de forma retroactiva;

(b) la información se conserva en estado restringido conforme a la cláusula 79: disponible para consulta y exportación por el Cliente y para cumplimiento legal, y excluida de usos operativos, de inteligencia artificial, de analítica identificable y de marketing;

(c) el Cliente puede consultar y exportar su información en cualquier momento mientras el Archivo esté activo, y puede terminarlo cuando quiera;

(d) NXUM mantendrá sobre esa información las medidas de seguridad del Anexo 3 y las reglas de respaldo de la cláusula 90;

(e) si el Cliente no contrata el Archivo, o si este termina, la información se elimina, anonimiza o restringe conforme a la Parte VII, previo el aviso de la letra (b) de la cláusula 69.3.

69.5. La obligación legal de conservar los libros, comprobantes y soportes sigue siendo del Cliente conforme a la cláusula 69.1. No contratar el Archivo Solo Lectura no traslada esa obligación a NXUM, y el Cliente es responsable de conservar por su cuenta la información que exporte.

70. Solicitudes de supresión

Una solicitud de supresión no elimina documentos sujetos a deber legal de conservación. Esos documentos pasan a estado “restringido”: fuera de usos ordinarios, de IA, de analítica y de marketing, y accesibles solo para cumplimiento y defensa, hasta que venza su plazo.

71. Integraciones fiscales

Un proveedor de facturación o firma solo se activa después de revisión contractual, de privacidad y de seguridad, y de su inclusión en el Registro de Subencargados. Un proveedor presente en el código pero inactivo no recibe datos.

72. Incidentes fiscales

Firma no autorizada, transmisión duplicada masiva, documentos en el tenant equivocado, falso estado aceptado, pérdida de documentos o compromiso de una clave de firma se tratan como incidentes críticos y se informan al Cliente conforme a la cláusula 35.

PARTE VI — PROVEEDORES, SUBENCARGADOS Y FLUJOS INTERNACIONALES

73. Autorización general

El Cliente autoriza a NXUM a usar subencargados para prestar los Servicios, siempre que NXUM les imponga por escrito obligaciones de confidencialidad, seguridad y finalidad limitada al menos equivalentes a las de la Parte II. NXUM responde frente al Cliente por los incumplimientos de sus subencargados.

74. Registro de Subencargados

NXUM publica en https://nxum.app/legal/subencargados la lista vigente de subencargados activos, con su función, ubicación o región general y categoría de datos. Las autoridades que reciben datos por mandato legal (como la DIAN) y los proveedores independientes (como procesadores de pago que actúan como responsables) se identifican aparte. La inclusión en el registro no significa que un proveedor reciba todos los datos ni participe en todos los productos.

75. Cambios de subencargados

NXUM avisará en el Registro y por correo, con al menos quince (15) días calendario de anticipación, la incorporación de un nuevo subencargado que trate Datos del Cliente. El Cliente puede objetar por razones verificables de protección de datos. Si no se encuentra una solución razonable, el Cliente puede terminar el módulo afectado sin penalidad y con reembolso proporcional.

76. Flujos internacionales

Los Servicios pueden usar infraestructura y proveedores fuera de Colombia. Cuando el receptor trate datos por cuenta del Responsable se trata de una transmisión, amparada en esta Parte y en contratos de transmisión con los subencargados. Cuando el receptor actúe como responsable se trata de una transferencia, que solo se realizará cuando exista nivel adecuado de protección, una excepción legal o garantías contractuales reconocidas por la SIC, incluidas las cláusulas contractuales modelo aplicables.

77. Ubicación de los datos

Salvo que el Resumen de tu Plan indique una región específica, NXUM puede alojar los datos en las regiones indicadas en el Registro de Subencargados.

PARTE VII — CONSERVACIÓN, RESTRICCIÓN Y ELIMINACIÓN DE INFORMACIÓN

78. Principio

NXUM conserva la información mientras exista una finalidad, una obligación legal, una instrucción válida del Cliente, una necesidad de seguridad o la defensa de derechos. Cada categoría de datos se evalúa por separado.

79. Destinos posibles

Al vencer el plazo de una categoría, la información se elimina, se anonimiza de forma irreversible o se restringe (conservada solo para cumplimiento legal, sin uso operativo, de IA, de analítica ni de marketing).

80. Plazos de referencia por defecto

El Cliente puede configurar plazos distintos dentro de los rangos permitidos por el producto y la ley. Los plazos que no derivan de una obligación legal expresa son decisiones de política y se actualizan mediante nueva versión.

81. Exportación al terminar

Al terminar la suscripción, el Cliente tendrá una ventana de noventa (90) días calendario para exportar su información en formatos estándar (CSV, XML, JSON, PDF según el módulo). Durante esa ventana la Cuenta queda en modo solo lectura sin costo.

82. Eliminación después de la ventana

Vencida la ventana y sujeto a las cláusulas 69 y 83, NXUM eliminará o anonimizará los Datos del Cliente dentro de los noventa (90) días siguientes, salvo los backups, que expiran según su ciclo y no se reutilizan para tratamiento activo. Si un backup se restaura, se vuelven a aplicar las reglas de eliminación antes de usarlo.

83. Retención legal (legal hold)

Mientras exista un legal hold documentado, se suspende la eliminación de la información estrictamente necesaria. Al levantarse, la disposición se recalcula de inmediato.

84. Evidencia de la eliminación

NXUM conserva solo un registro mínimo de que la eliminación ocurrió (categoría, fecha, cantidad, resultado), nunca el dato eliminado.

PARTE VIII — NIVELES DE SERVICIO, SOPORTE, RESPALDO Y CONTINUIDAD

85. Compromiso general

NXUM hará esfuerzos comercialmente razonables para mantener los Servicios disponibles y avisará con anticipación razonable el mantenimiento planificado que pueda afectarlos materialmente.

86. SLA numérico

Un porcentaje de disponibilidad, tiempos de respuesta, RPO/RTO y créditos de servicio solo existen si el Resumen de tu Plan incorpora expresamente un SLA identificado con su versión. En ese caso, el SLA especifica medición, exclusiones, créditos y forma de reclamarlos.

87. Severidades de soporte

• Crítica: servicio principal no disponible sin alternativa razonable.
• Alta: degradación material con impacto significativo.
• Normal: defecto con alternativa o impacto limitado.
• Solicitud: consulta, configuración o mejora.

Los tiempos de atención dependen del plan y se publican en la documentación de soporte vigente.

88. Comunicación de incidentes

Para incidentes críticos o altos, NXUM informará por los canales del plan. Estas comunicaciones no reemplazan las notificaciones de incidentes de datos personales de la cláusula 35.

89. Créditos

Cuando exista SLA, los créditos de servicio son el remedio específico por indisponibilidad ordinaria cubierta, sin perjuicio de los derechos que la ley no permita limitar y del derecho de terminación por incumplimiento grave.

90. Respaldo y recuperación de información

90.1. NXUM mantiene copias de respaldo de los Datos del Cliente, incluida al menos una copia independiente del proveedor principal de infraestructura, y prueba periódicamente su restauración.

90.2. Si por cualquier causa se pierde o se daña información, la obligación principal de NXUM es: (a) restaurarla desde la copia más reciente disponible, con la mayor prontitud razonable; (b) ayudar al Cliente a reconstruir lo que falte a partir de registros de la plataforma, documentos transmitidos a la DIAN, integraciones y demás fuentes disponibles; y (c) informarle qué se recuperó y qué no. Cuando la pérdida sea atribuible a NXUM o a sus subencargados, esta restauración y asistencia no tendrán costo para el Cliente.

90.3. Salvo que un SLA incorporado al Resumen de tu Plan fije un punto de recuperación (RPO), NXUM no garantiza un punto de recuperación específico, y la información registrada entre la última copia disponible y el evento podría no ser recuperable.

90.4. Las pérdidas de información se rigen por los límites y exclusiones de la cláusula 18, sin perjuicio de lo previsto en la cláusula 18.3.

91. Continuidad de la operación del Cliente

91.1. Ningún servicio en línea está libre de interrupciones. Para las funciones críticas de su negocio (ventas, facturación, nómina), el Cliente mantendrá un procedimiento de contingencia razonable, como la facturación en contingencia prevista por la DIAN, el modo sin conexión cuando NXUM lo ofrezca o registros manuales temporales.

91.2. El Cliente puede exportar su información en cualquier momento durante la vigencia y conservar sus propias copias.

91.3. Las ventas, ingresos o utilidades que el Cliente deje de percibir por una interrupción del Servicio constituyen lucro cesante excluido conforme a la cláusula 18.1, salvo en los casos de la cláusula 18.3.

92. Fallas generales de proveedores de infraestructura

92.1. NXUM responde frente al Cliente por sus subencargados conforme a la cláusula 73.

92.2. No obstante, cuando una interrupción se origine en una falla general de un proveedor de infraestructura de uso masivo (por ejemplo, la caída de una región completa de nube, de un proveedor de base de datos o de la red de mensajería) que NXUM no haya podido evitar a pesar de haber aplicado las medidas del Anexo 3 y de la cláusula 90, NXUM no estará obligado a indemnizar perjuicios por la indisponibilidad mientras esta dure. En ese caso NXUM seguirá obligado a: (a) informar al Cliente; (b) restablecer el Servicio y restaurar la información tan pronto como sea razonablemente posible; (c) reconocer los créditos del SLA, si existe; y (d) permitir la terminación del módulo afectado con reembolso proporcional si la interrupción supera siete (7) días calendario continuos.

92.3. Esta cláusula no aplica cuando la falla o su impacto se deban a que NXUM no implementó las medidas del Anexo 3 o de la cláusula 90, ni en los casos de la cláusula 18.3.

PARTE IX — CONTRATACIÓN, IMPLEMENTACIÓN Y RECLAMACIONES

93. Integridad del acuerdo y ofertas comerciales

93.1. El contrato es el conjunto de documentos de la cláusula 4. Las funcionalidades, precios, plazos y compromisos materiales obligan a NXUM únicamente cuando constan en el Resumen de tu Plan, en estos Términos, en la documentación vigente del producto o en un acuerdo Enterprise firmado.

93.2. Si un asesor comercial ofreció al Cliente una funcionalidad, un precio o una condición material que no aparece en el Resumen de tu Plan, el Cliente puede exigir que se incorpore antes de pagar o, si ya pagó, solicitar la terminación con reembolso del período no utilizado dentro de los treinta (30) días calendario siguientes a la activación.

93.3. Lo anterior se entiende sin perjuicio de los efectos que la ley atribuye a la información y la publicidad frente a consumidores conforme al artículo 29 de la Ley 1480 de 2011.

93.4. Precios especiales, Founder y Legacy. Cuando el Resumen de tu Plan identifique un precio especial, debe indicar su valor, su vigencia y la regla de actualización aplicable. Esas condiciones quedan congeladas en ese documento y prevalecen sobre la página web, listas de precios posteriores y comunicaciones comerciales. Si el Resumen no indica que el precio especial es indefinido, se entenderá vigente hasta la fecha allí señalada y a partir de entonces aplicará la tarifa estándar conforme a la cláusula 9.1.

94. Implementación, migración y validación de datos

94.1. Cuando NXUM realice migración o implementación, el Cliente responde por la integridad, exactitud, completitud y legalidad de la información fuente que entregue o conecte, y por contar con la autorización o base legal para esos datos.

94.2. Antes de salir a producción, NXUM entregará al Cliente un resumen de control con conteos, totales y, cuando aplique, conciliación financiera. El Cliente tendrá quince (15) días calendario para validarlo y reportar diferencias. Vencido ese plazo sin reporte, la migración se entiende aceptada respecto de lo que ese resumen permitía verificar.

94.3. La aceptación no cubre defectos ocultos que el resumen de control no permitía detectar. NXUM responde por mapeos, transformaciones o cargas incorrectas atribuibles a su tecnología y las corregirá sin costo para el Cliente.

94.4. NXUM conservará, para cada migración, evidencia del origen, la versión del mapeo utilizado, los conteos y el resultado.

95. Cargos posteriores a la cancelación y cobros duplicados

95.1. A partir de la fecha efectiva de cancelación, NXUM no generará nuevos cobros recurrentes.

95.2. Si por error se produce un cobro después de esa fecha, o un cobro duplicado, NXUM lo reembolsará íntegramente dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a tener noticia del hecho, sin que el Cliente deba demostrar perjuicio.

95.3. Este reembolso es un remedio adicional y no limita los derechos del Cliente ante la autoridad competente.

96. Plazo para presentar reclamaciones

96.1. El Cliente notificará a NXUM cualquier reclamación derivada de este contrato dentro de los doce (12) meses siguientes a la fecha en que conoció o debió conocer el hecho, describiendo el hecho, su impacto y el remedio solicitado. La notificación oportuna permite a NXUM preservar los registros y la evidencia del caso.

96.2. Este plazo no aplica a los casos de la cláusula 18.3, ni cuando la ley fije un término distinto, ni cuando el Cliente tenga la calidad de consumidor y la ley le otorgue un término mayor.

ANEXO 1 — CONTENIDO MÍNIMO DEL RESUMEN DE TU PLAN (ORDEN)

El Resumen de tu Plan se genera automáticamente al contratar y contiene como mínimo:

• Cliente: razón social, NIT, país, domicilio, contacto, quien acepta y su calidad;
• entidades y sedes cubiertas;
• vertical, plan, módulos incluidos y capacidades;
• precio, moneda, impuestos, descuentos y fecha de fin de promoción;
• periodicidad, renovación automática (sí/no) y fecha de la próxima renovación;
• Prueba gratuita (sí/no) y, si aplica, su duración, la Fecha de Activación Efectiva, la Fecha de Primer Vencimiento y el valor de la primera mensualidad;
• permanencia mínima (sí/no) y, si existe, duración, beneficio y tratamiento de terminación anticipada;
• SLA (no / SLA ID y versión);
• funcionalidades especiales activadas: IA Nivel 3, Vision/biometría, Fiscal OS, CORTEX Network Intelligence (cada una sí/no);
• modalidad de pago (tarjeta o transferencia) y, con tarjeta, el estado de la autorización de cobro recurrente;
• versión y hash de estos Términos y de la Política de Privacidad;
• Order ID, Snapshot ID, Evidence ID, fecha y hora.

ANEXO 2 — DESCRIPCIÓN DEL TRATAMIENTO POR CUENTA DEL CLIENTE

Responsable: el Cliente. Encargado: Next Human Lab S.A.S.

Titulares posibles: trabajadores y extrabajadores, candidatos, clientes y consumidores finales, huéspedes, usuarios de reservas, proveedores, contactos empresariales, Usuarios Autorizados y otras personas cuyos datos el Cliente incorpore legítimamente.

Categorías posibles: identificación, contacto, cuenta y autenticación, laboral, nómina, asistencia, reservas, CRM, transacciones, operación, fiscal y contable, soporte, comunicaciones, datos técnicos; y datos sensibles solo cuando la funcionalidad y los requisitos de la Parte IV o de la cláusula 36 lo permitan.

Operaciones: recolección, almacenamiento, organización, consulta, modificación, estructuración, reportes, transmisión, exportación, soporte, automatización, anonimización y eliminación.

Finalidad: prestar, configurar, asegurar y soportar los módulos contratados.

Duración: vigencia del Servicio más los plazos de la Parte VII.

ANEXO 3 — MEDIDAS MÍNIMAS DE SEGURIDAD

• aislamiento entre clientes (tenant isolation) en aplicación, base de datos y almacenamiento;
• control de acceso por roles y principio de mínimo privilegio;
• MFA o verificación reforzada para accesos privilegiados y funciones sensibles;
• cifrado en tránsito y protección cifrada en almacenamiento según criticidad;
• gestión de secretos fuera del código;
• registros de auditoría que los usuarios ordinarios no pueden modificar ni borrar;
• separación de ambientes de producción y pruebas;
• backups, copia independiente y pruebas periódicas de restauración;
• gestión de vulnerabilidades;
• procedimiento de respuesta a incidentes;
• revisión periódica de accesos y retiro oportuno de personal;
• controles reforzados para datos sensibles y biométricos;
• registro visible de accesos de soporte a la Cuenta del Cliente.

Documento: NXUM_TERMINOS_Y_CONDICIONES_CO
Versión: 2.3
Reemplaza a: Términos y Condiciones v2.2 (pasa a estado RETIRED para nuevas aceptaciones; las aceptaciones de la v2.2, v2.1 y v2.0 conservan su versión y hash).

Cambios frente a la v2.2: se agrega la cláusula 26.4 (memoria de preferencias del Universo NXUM), que recoge el §4 de la Política Integral de Tratamiento y Protección de Datos Personales NXUM-PTDP-CO-5.1. El resto del texto es idéntico a la v2.2 y conserva su numeración.